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Firma Electrónica Simple y Avanzada
versus
Firma Presencial en Notaría

Historia y Contexto

Cuando nos comprometemos con otra persona nuestra ética nos indica que debemos respetar dicho acuerdo. En muchas ocasiones la forma de aceptar formalmente el compromiso es mediante una firma. Esto ha sido así desde hace generaciones a lo largo de la historia.

Según la RAE (Real Academia Española) la firma puede definirse de varias formas siendo las dos acepciones más reconocidas las siguientes:

1. Nombre y apellidos escritos por una persona de su propia mano en un documento, con o sin rúbrica, para darle autenticidad o mostrar la aprobación de su contenido.

2. Rasgo o conjunto de rasgos, realizados siempre de la misma manera, que identifican a una persona y sustituyen a su nombre y apellidos para aprobar o dar autenticidad a un documento.

En las últimas décadas se ha incrementado exponencialmente el uso de las tecnologías y de las transacciones realizadas por internet. Esto ha sido especialmente promovido por las generaciones actuales quienes están inmersas en este mundo digital y empujan el uso on-line de servicios, motivando la incorporación de toda la población en general.

Como respuesta a este proceso es que se crearon las firmas digitales o electrónicas. De esta forma se mantuvo la cultura de formalizar los pactos a la vez que nos apegamos a las demandas de una sociedad contemporánea.

A inicios del 2020, en el mundo se hizo común el distanciamiento social dentro de los planes de control y prevención por parte de los sistemas de salud oficiales. Chile no estuvo exento a esta situación, lo que modificó en gran medida nuestros hábitos, conductas sociales y económicas. Hubo un innegable cambio de ruta en nuestra vida, para bien o para mal según la situación y la forma de enfrentarlo de cada persona.

Ante este escenario la firma electrónica se potenció mucho más y empezó a ser cada vez más habitual dentro de nuestros quehaceres cotidianos. No solamente Chile está un paso adelante para la simplificación de trámites a través de firmas electrónicas, países como: Italia, Alemania, Singapur Austria, España, Inglaterra, Francia, Japón, Australia, Bélgica, Finlandia, Puerto Rico, Colombia, México, Estados Unidos, Perú, Ecuador, Venezuela, Panamá, Brasil y Argentina usan las rúbricas online de forma legal.

Dado el ritmo es probable que en poco tiempo muchos de los trámites realizados de forma escrita en papel serán sustituidos por firmas digitales o bien los sistemas modernizados para mejorar la calidad de los servicios.

¿Existen diferencias entre firmar presencialmente en notaría comparado con firmar un documento digitalmente de forma remota?

Todos en nuestra vida en más de alguna ocasión hemos tenido que asistir a una notaría para legalizar una copia, realizar una compraventa de un vehículo, firmar un finiquito de nuestro trabajo, firmar una declaración de ingresos y así con una gran cantidad de papeles, que incluso en muchas ocasiones no sabemos su fin o el por qué tenemos que realizarlo de esta forma. Es también sabido que es uno de los trámites más tediosos pues es casi norma general que el tiempo utilizado tanto en la espera como en el proceso mismo es muy grande, sin contar también con que a veces no sabemos los requisitos, si necesitamos documentación extra o las implicancias que lleva el acto mismo.

Cabe mencionar que aquí influye la cantidad de notarías y la disposición de estas. La ley establece que debiese haber al menos una notaría por comuna o por agrupación de comunas. Es por ello que solemos ver que en comunas con gran población como Maipú o Puente Alto haya muy pocas notarías o que haya sectores rurales en Chile en que la gente debe desplazarse muchos kilómetros para poder ejercer la formalidad de una firma, incluso aunque se trate de algo tan sencillo como una copia o declaración jurada.

Los Notarios son ministros de fe pública encargados de autorizar y guardar en su archivo los instrumentos que ante ellos se otorguen, de dar a las partes interesadas los testimonios que pidieren, y de practicar las demás diligencias que la ley les encomiende (art. 399, COT). El notario siempre ha estado atado a una función autentificadora, al conferir a determinados documentos fuerza probatoria y ejecutoria.
Funciones de los notarios:
- Extender los instrumentos públicos con arreglo a las instrucciones que, de palabra o por escrito, les dieren las partes otorgantes.
- Levantar inventarios solemnes.
- Efectuar protestos de letras de cambio y demás documentos mercantiles. Notificar los traspasos de acciones y constituciones y notificaciones de prenda.
- Asistir a las juntas generales de accionistas de sociedades anónimas, para los efectos que la ley o reglamento de ellas lo exigieren.
- Dar fe de los hechos para que fueren requeridos, no encomendados a otros funcionarios.
- Guardar y conservar en riguroso orden cronológico los instrumentos que ante ellos se otorguen.
- Otorgar certificados o testimonios de los actos celebrados ante ellos o protocolizados en sus registros.
- Facilitar, a cualquiera persona que lo solicite, el examen de los instrumentos públicos que ante ellos se otorguen y documentos que protocolicen.

Los aranceles (el precio que te cobran por un documento) de los notarios son fijados por el presidente de la República previo informe de la Corte Suprema. Pueden ser modificados anualmente de acuerdo con la variación del valor adquisitivo de la moneda (art. 54, Ley N° 16.250).

¿Es necesario asistir obligatoriamente a una notaría para tener un documento válido legalmente?

La respuesta es sí y no.

Los documentos públicos si o si deben ser firmados ante un notario de forma presencial pues la ley lo exige así, tales como escrituras públicas, declaraciones que impliquen un acto público, actos en los que, si o si debe haber comparecencia de las partes, etc. También sucede con algunos documentos privados que deben cumplir con ciertos requisitos como la creación o disolución de empresas, pagarés, mandatos bancarios, etc. Para todo lo demás es perfectamente válido firmar electrónicamente.

Si lees nuestro artículo más adelante sabrás por qué se puede, los tipos de documentos que puedes firmar y su validez y alcance legal.

¿Qué se entiende por "Firma Electrónica" y es legal en Chile?

El año 2002 entró en vigor la ley N° 19.799 SOBRE DOCUMENTOS ELECTRONICOS, FIRMA ELECTRONICA Y SERVICIOS DE CERTIFICACION DE DICHA FIRMA y su reglamento, aprobado por Decreto N°181, de 2002, del Ministerio de Economía. Este marco normativo entrega un valor jurídico a los documentos electrónicos firmados de esta manera.
Esta ley introdujo en su Artículo N°2 el concepto de “Documento Electrónico” y “Firma Electrónica: - Documento electrónico: toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior. - Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor.

En palabras sencillas la rúbrica digital permite a cualquier persona natural o jurídica (a través de su representante legal) que pueda autentificarse en internet, es decir acreditar quien dice ser y validar la información de cualquier tipo de documento. Además, concede al destinatario estar al tanto del origen del archivo.
En tanto el artículo 3º de la Ley 19.799 indica textual lo siguiente:
Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito.

Esta es la norma fundamental que da sentido y valor al uso del documento electrónico online, tanto en el ámbito público como privado. Consagra el principio de equivalencia funcional entre el soporte escrito y el electrónico entregando así validez legal a documentos firmados online electrónicamente. Esto quiere decir que un documento firmado electrónicamente tendrá el mismo valor jurídico que uno suscrito con firma manuscrita.

Otro punto importante tiene que ver con la cualidad probatoria del documento, esto es señalado en el Artículo N° 5º:
Los documentos electrónicos podrán presentarse en juicio y, en el evento de que se hagan valer como medio de prueba…

Ahora que sabemos que existe una ley que respalda a nuestros documentos electrónicos firmados de manera online, podemos clasificar los tipos de firma que existen a disposición. La citada Ley 19.799 distingue entre dos tipos de firma electrónica, la firma electrónica a secas y la Firma Electrónica Avanzada.

Firma Electrónica Simple (FES)

La ley N° 19799, no establece explícitamente una definición, sin embargo, se puede inferir, de acuerdo con los expertos, que la firma simple es aquella que NO es considerada avanzada, es decir, que cumple como una firma electrónica pero no con los estándares de certificación de una firma avanzada.

Este tipo de firma también recibe el nombre de Certificado Digital Simple. De esta manera se trata de cualquier medio digital que permite la verificación de identidad del firmante, validación del documento y posterior seguimiento del receptor del documento.

Por consiguiente existirán varias firmas digitales que caben en esta categoría, como la integración del nombre de una persona al término de un correo electrónico, un pie de firma, una huella digital, la imagen escaneada de una firma manuscrita, el nombre del creador en un documento, el marcado de una casilla de verificación en un formulario electrónico, un match biométrico, el RUN u otros procesos electrónicos que permitan la identificación, al menos formal, del autor de un documento electrónico. Un mecanismo que no sea compatible con el concepto de documento electrónico no podría ser considerado una firma electrónica simple.

Si bien es posible utilizar este tipo de rúbricas para ciertos trámites, aún tienen ciertas limitaciones en materia de seguridad. Pese a ello, hoy en día existen algunas empresas prestadoras de servicios de firma que han elevado los estándares de calidad haciendo viable solicitar una firma simple online con un alto grado de verificación, transparencia y seguridad. Muchas veces se trata de un algoritmo matemático que no puede ser alterado y que de cierta forma se traduce en la identidad de la persona.

Firma Electrónica Avanzada (FEA)

Según la ley N° 19.799 la firma electrónica avanzada o FEA se puede definir como:

- Aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.

De aquí se desprende que la FEA funciona de manera similar a la FES, con la diferencia que la firma electrónica avanzada es certificada formalmente por un prestador acreditado por el Ministerio de Economía. La Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño a través de la Entidad Acreditadora es la encargada de acreditar a los prestadores del servicio de certificación de firma electrónica avanzada y llevar el registro actualizado de aquellos. Por otro lado, la Firma Electrónica Avanzada tiene el valor probatorio de instrumento público, puesto que, si se presenta a un Tribunal, sirve de plena prueba de la autenticidad del documento (la identidad de la persona que lo firmó) y de su integridad (que el documento no ha sido modificado luego de su firma), valor probatorio equivalente al de un documento firmado ante notario.

Dentro de la Firma electrónica avanzada podemos encontrar dos tipos:

1.- Firma Electrónica Avanzada tradicional: se trata de una herramienta que requiere de un e-Token, un dispositivo criptográfico que permite su uso y almacenamiento, y que puedes conectar a un módulo electrónico a través de un puerto USB. Esto es similar al aparato que entregan algunos bancos para generar la clave dinámica de transferencias en su uso presencial en comercios. 2.- FEA ONLINE: Ofrece las mismas facilidades que la tradicional, con la diferencia que no necesitas un e-Token. En lugar de esto, la firma es protegida en la plataforma interna de un proveedor bajo altos estándares de seguridad. Es decir, puedes ingresar directamente a una plataforma web, solicitar el pedido y la misma empresa es quien te otorga lo necesario para que puedas firmar cómodamente desde cualquier lugar.

¿Cuáles son las ventajas de la firma virtual en línea versus firmar presencialmente en una notaría?

- Podemos agilizar trámites legales y administrativos, lo que nos permite ahorrar tiempo y ser más productivos.
- Reducción de costos de gestión y traslado.
- Se puede firmar una gran cantidad de documentos sin moverte de la casa o lugar de trabajo y en cualquier momento de la semana.
- Ayuda al medio ambiente pues no se utiliza papel, solo un archivo que se puede almacenar en cualquier dispositivo.
- Ahorro en espacio físico.
- Mayor disponibilidad pues se puede firmar utilizando cualquier dispositivo electrónico con conexión a internet (computador, smartphone).
- Se pueden evitar estafas pues los softwares de firmas facilitan la protección de identidad. El control en una FEA lo lleva el usuario mismo.
- Los documentos no se pueden modificar ni transferir los datos.
- Facilita la innovación e interacción entre las distintas entidades público/privadas. Se mejora el acceso, manejo y flujo de información.
- Puedes tener un respaldo legítimo igual que si fuera un documento firmado en papel.
- Te puedes incorporar a una red tecnológica que facilitará luego la comprensión de otras herramientas online.

Ahora bien, hasta ahora todo va de maravilla, pero como toda herramienta a disposición al estar regulada también tiene algunas restricciones que si o si debes saber y te contamos a continuación.

¿Qué NO se puede firmar con firma electrónica?

La regla general es que la firma electrónica simple y avanzada pueden usarse indistintamente para celebrar toda clase de actos y contratos. Sin embargo, el artículo N° 3 de la ley 19.799 establece un límite para el uso de la rúbrica digital, en el caso de:

a) Aquellos documentos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico.
b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, y
c) Aquellos relativos al derecho de familia.

Por otro lado, el artículo 4 de la Ley N° 19.799 establece las siguientes excepciones al uso de la Firma Electrónica Simple

a) Los instrumentos públicos en formato electrónico deben llevar la FEA del funcionario que los emite: una copia electrónica autorizada de una escritura pública debe contar con la FEA del notario que la autoriza; un certificado del Registro Civil debe contar con la FEA del funcionario que lo emite, etc. Para entender el verdadero sentido de esta norma debemos tener presente la definición de «instrumento público» del art. 1699 del Código Civil: «Instrumento público o auténtico es el autorizado con las solemnidades legales por el competente funcionario.

b) El mandato judicial otorgado en documento electrónico debe ser suscrito con la FEA del mandante. No confundir con la firma del usuario.

c) Los formularios para la constitución, modificación, disolución o anotaciones de empresas del Registro de Empresas y Sociedad deben ser suscritos con la FEA de los constituyentes, socios o accionistas (FEA online solo autorizada para modificaciones, el resto mediante FEA tradicional o bien con firma ante notario, es decir presencial manuscrita); o con la FEA del notario que autoriza el acto si es que estos no contaran con su propia FEA.

¿Cómo influyen estas normas en mi decisión de firmar electrónicamente un documento que tengo en mi poder?

A continuación, te explicamos dos ejemplos cotidianos de documentos que NO pueden ser firmados por ti de forma electrónica.

1.- Los actos que requieren ESCRITURA PÚBLICA NO pueden ser celebrados con firma electrónica por las partes. Entre ellos la venta de inmuebles, servidumbres o la constitución de hipotecas no pueden ser celebrados por firma electrónica, ni FEA ni FES, pues esta solemnidad no es susceptible de cumplirse mediante documento electrónico como se desprende de los artículos 403 y siguientes del COT (Código Orgánico de Tribunales). Esto es así pues la escritura pública requiere de lo siguiente:

- La concurrencia personal de las partes ante el notario.
- El cumplimiento de una serie de formalidades que resultan incompatibles con la noción de firma y documento electrónico.

El artículo 4 de la ley 19799 instruye que solo un funcionario competente puede firmar con FEA un instrumento público, por ende, una escritura pública, aunque sea suscrita con Firma Avanzada por las personas particulares no tendrá validez alguna pues el acto debe ser presencial y el funcionario, en este caso el notario, es el único quien puede firmar dicho documento con su FEA.

2.- Pagaré: Si se tratase de firmar un pagaré de forma electrónica, este no sería más que un instrumento privado en el que se reconoce una deuda, pero no sería propiamente un pagaré al que se le puedan aplicar las normas que le son propias. Se requiere si o sí que sea suscrito ante notario, ya sea para autorizar el documento o para realizar el protesto, lo que hace que la utilidad práctica de un pagaré electrónico sea bastante menor a la pretendida.

Como dato extra no se debe confundir el valor probatorio con el valor jurídico propio del documento. Si bien el artículo 5 N° 2 de la ley 19.799 indica que los instrumentos privados suscritos con FEA tienen el mismo valor probatorio que tienen los instrumentos públicos esto no significa que un instrumento privado sea igual a uno público. Si llegaras a firmar online con FEA una escritura pública tal como una compraventa de inmueble, aunque puedas presentarla en un juicio como prueba NO te servirá para inscribirla en el conservador de Bienes Raíces pues no es una escritura pública propiamente tal.

Entonces, ¿Qué documentos SÍ PUEDO firmar electrónicamente?

La cantidad de documentos existente es muy variada por lo que sería difícil precisar todo, sin embargo, te enumeramos los más comunes para que lo tengas en mente cuando desees firmar:

- Poderes simples.
- Mandato simple, siempre que el acto mandatado sea mediante un instrumento privado y no mediante escritura pública (Solo con FEA)
- Recetas médicas.
- Fichas clínicas de pacientes.
- Contrato de arrendamiento de viviendas y locales comerciales.
- Promesas de Compraventa de inmuebles
- Compraventa de maquinaria.
- Contrato de arrendamiento de vehículos.
- Contratos de trabajo (Solo para trabajador chileno).
- Contrato de prestación de servicios.
- Contrato de honorarios.
- Liquidación de remuneraciones.
- Contratos con instituciones públicas (Solo con FEA)
- Acuerdos con proveedores.
- Pago de cuentas PAC (solo con FEA)
- Contratos de créditos de consumo.
- Papeles de mudanzas
- Cotizaciones.
- Actas de directorio y accionistas.
- entre muchos otros documentos.

Siempre se sugiere que consultes con el receptor del documento cuál es el tipo de firma que requieren para de esta forma no incurrir en gastos ni tiempo innecesarios.

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